Datenschutz Software: „DSMS by Henry!“ – Datenschutz, wie er sein soll

Für den zeitsparenden Aufbau Ihres Datenschutzmanagementsystems

Warum kompliziert, wenn’s auch mit Excel geht?

Sie brauchen keine teure Cloudlösung oder ein schwerfälliges System mit Lizenzchaos – Sie brauchen eine Datenschutz Software, die funktioniert. Punkt.
„DSMS by Henry!“ ist genau das: ein durchdachtes, Excel-basiertes Tool, das Sie ohne Schulung sofort einsetzen können – leistungsstark, praxiserprobt und auf den Datenschutz-Alltag zugeschnitten.

Warum Excel? Ganz einfach: Jeder kennt es

Ein Riesenvorteil dieser Datenschutz Software: Sie basiert auf Microsoft Excel. Das bedeutet für Sie:

• Kein Schulungsaufwand: Ihre Mitarbeiter wissen, wie Excel funktioniert.
• Keine IT-Hürden: Kein Installieren, kein Einrichten – Datei öffnen, loslegen.
• Durchdachte Struktur statt Anpassungschaos: Die Software folgt einer klaren, praxiserprobten Struktur

Intelligente Formulare statt starrer Tabellen

Vergessen Sie unübersichtliche Excel-Listen:
DSMS by Henry! arbeitet mit klar strukturierten Eingabemasken. Die Felder sind aufeinander abgestimmt, Plausibilitätsprüfungen helfen bei der richtigen Eingabe – und das Beste:
Sie starten jede neue Dokumentation immer ausgehend von der Verarbeitungstätigkeit.

Verarbeitungstätigkeit = Zentrale Steuerung

Das ist der Clou dieser Datenschutz Software:
Alles beginnt mit der Verarbeitungstätigkeit. Von dort aus:

• legen Sie Empfänger an
• erfassen Sie Anwendungen
• definieren Sie Löschfristen
• hinterlegen Sie TOMs

…ohne die Verarbeitungstätigkeit verlassen zu müssen. So bleibt alles übersichtlich – und Sie behalten die Kontrolle

Textbausteinverwaltung mit Köpfchen

Die Software merkt sich neue Begriffe, Empfänger, Systeme oder Standorte automatisch. Das bedeutet:

• Weniger Doppelerfassungen
• Mehr Einheitlichkeit
• Schnelleres Arbeiten

Wenn Sie z. B. eine neue betroffene Person bei einer Tätigkeit hinterlegen, steht Ihnen diese künftig bei jeder Verarbeitungstätigkeit per Dropdown zur Verfügung. Das spart enorm Zeit – und reduziert Fehler.

Diese Module sind enthalten – und sofort einsatzbereit

DSMS by Henry! liefert alles, was Sie für eine vollständige Datenschutz-Dokumentation nach DSGVO brauchen:

• ✅ Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
• ✅ Empfängerübersicht
• ✅ Übersicht Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• ✅ Betroffenenanfragen-Dokumentation
• ✅ Datenschutzverletzungen
• ✅ Schulungsübersicht
• ✅ Löschkonzept
• ✅ Löschprotokoll
• ✅ IT-Systeme
• ✅ Anwendungen
• ✅ Standorte
• ✅ Nutzergruppen
• ✅ Aufgabenverwaltung

Und das Beste: Alles ist miteinander verknüpft. Einmal eingetragen – überall verfügbar.

Für wen ist diese Datenschutz Software gedacht?

Diese Lösung richtet sich an:

• interne Datenschutzbeauftragte
• Unternehmer, die Datenschutz endlich effizient lösen wollen
• kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
• Fachabteilungen, die für Datenschutz verantwortlich sind

DSMS by Henry! ist besonders geeignet für alle, die keine Lust auf Schulungen, Benutzerhandbücher oder komplizierte Lizenzmodelle haben – sondern einfach anfangen wollen.

Praxisvorteil: Keine externe Abhängigkeit

✅ Lokal speicherbar

✅ Auch ohne Internet nutzbar

✅ Volle DSGVO-Kontrolle

Jetzt starten: Datenschutz Software, die einfach funktioniert

So funktioniert Datenschutz im Arbeitsalltag – ganz ohne Fachchinesisch

Theorie ist gut – aber wie sieht das konkret im Alltag aus?
Hier drei typische Anwendungsbeispiele, wie DSMS by Henry! die tägliche Datenschutzarbeit erleichtert:

Beispiel 1: Kundenanfragen dokumentieren

Sie setzen ein Kontaktformular auf Ihrer Webseite ein:

• Sie erheben personenbezogene Daten
• Diese Daten werden gespeichert, verarbeitet und ggf. weitergeleitet
• Sie müssen den Vorgang dokumentieren

Mit DSMS by Henry! gehen Sie so vor:

1. Legen Sie eine neue Verarbeitungstätigkeit „Kontaktformular“ an
2. Tragen Sie alle Informationen wie Zweck, betroffene Personen oder Rechtsgrundlage ein
3. Legen Sie u.a. fest, wann nicht weiter verfolgte Anfragen gelöscht werden sollen
4. Hinterlegen Sie technische Maßnahmen wie HTTPS, Zugriffskontrolle etc.

Alles an einem Ort, sauber dokumentiert – ohne Umwege schnell erledigt.

Beispiel 2: IT-Systeme in der Übersicht

Wie viele Systeme verarbeiten eigentlich personenbezogene Daten?
Oft fehlt hier die Transparenz.

DSMS by Henry! bietet:

• eine eigene Übersicht aller IT-Systeme
• direkte Verknüpfung zu den jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten
• Hinweis auf Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Firewall, Zugangskontrollen)

Beispiel 3: Aufgabenverwaltung

Während Sie die eine Verarbeitungstätigkeit erstellen, fällt Ihnen ein, dass Sie in einer anderen Verarbeitungstätigkeit noch etwas dokumentieren müssen. Oft müssen Sie dann die Anwendung wechseln oder sich die Aufgabe auf einem Zettel notieren.

Mit DSMS by Henry! gehen Sie so vor:

• Aufgabenverwaltung, ohne Verlassen der geöffneten Verarbeitungstätigkeit öffnen
• Aufgaben auf bestimmte Verarbeitungstätigkeiten, Empfänger oder IT-Systeme beziehen
• Zuständigen Mitarbeiter eintragen
• Fälligkeit eintragen

Ruck zuck haben Sie Ihren Gedanken sicher erfasst und können sich umgehend wieder Ihrer Verarbeitungstätigkeit widmen.

Häufige Fehler bei der DSGVO-Dokumentation – und wie DSMS sie vermeidet

Viele Unternehmen versuchen sich an der DSGVO-Dokumentation – und scheitern an Details. Hier die häufigsten Stolperfallen:

❌ Fehler 1: Alles doppelt erfassen

Empfänger, Anwendungen oder Löschfristen werden in mehreren Dokumenten gepflegt – was zu Inkonsistenzen führt.
DSMS by Henry! nutzt eine zentrale Datenbank-Logik in Excel:
Einmal eingeben – überall verfügbar.

❌ Fehler 2: Kein roter Faden

Viele Tools trennen Verarbeitungstätigkeiten, Empfänger, TOMs usw. künstlich – ohne logische Verbindung.
Unsere Lösung: Alles beginnt bei der Verarbeitungstätigkeit – von dort aus wird alles andere logisch verknüpft.

❌ Fehler 3: Keine strukturierte Übersicht

Wo finde ich…?

• das letzte Löschprotokoll?
• die letzte Betroffenenanfrage?
• das Schulungsprotokoll vom Januar?

Mit DSMS by Henry! gehören solche Fragen der Vergangenheit an.
Sie finden alles in eigenen Modulen – jeweils mit Filterfunktion oder Notizfeld.

❌ Fehler 4: Niemand fühlt sich zuständig

Wenn Datenschutz zu technisch, zu kompliziert oder zu unverständlich ist, kümmert sich niemand wirklich darum.
DSMS by Henry! ist anders:

• Verständliche Oberfläche
• Klare Formulare
• Kein Juristendeutsch
• Keine Spezialkenntnisse nötig

Datenschutz wird Teil des Tagesgeschäfts – nicht das lästige Extra am Ende.

Häufige Fragen zur Datenschutz Software „DSMS by Henry!“